Si vous avez un commerce, vous devez impérativement vous renseigner sur ces questions de certifications. En effet, lors d’un contrôle, vous pourriez écoper d’une lourde amende de 7500 euros si vous ne respectez pas les termes mis en avant par le gouvernement. Il y a donc plusieurs critères qui devraient vous aider à savoir si votre logiciel de caisse répond à toutes les exigences. Si c’est le cas, pensez à demander une attestation que vous devrez fournir lors du contrôle. S’il est absent, mais que votre matériel est conforme, vous aurez un délai à votre disposition.
Un organisme agréé pour la certification
Comme c’est le cas pour de nombreux domaines, vous devez impérativement suivre les directives en choisissant un label ou une certification qui est conforme aux exigences.
En effet, certaines sociétés peuvent vous leurrer en vous proposant des logiciels décrits comme « conformes », mais la réalité est clairement différente, d’où l’intérêt de bien vous renseigner en amont afin d’éviter les situations similaires.
- Deux organismes sont en mesure de proposer des certifications pour les logiciels de caisse et ils sont accrédités par le COFRAC.
- Vous avez le référentiel NF 525 qui est attribué par l’AFNOR et vous aurez une certification INFOCERT.
- Vérifiez que ce logo est bien présent sur votre caisse enregistreuse ou l’attestation fournie avec le logiciel.
- Le référentiel de certification des systèmes de caisse est aussi présent sous la forme LNE. Il est proposé par le laboratoire national de métrologie et d’essais.
Ce sont donc les seules informations qui devraient vous permettre de vérifier la conformité de vos produits. N’oubliez pas que le certificat doit mettre en avant quelques informations pertinentes et indispensables.
- Il doit répondre de manière positive aux exigences d’inaltérabilité.
- De sécurisation et de conservation.
- Et d’archivage des données.
Quelques informations complémentaires pour les logiciels
Vous devez impérativement installer toutes les mises à jour concernant les logiciels de caisse, cela vous permet d’être conforme à toutes les réformes et nouvelles normes mises en place. Il faut que le certificat soit délivré avec le logiciel et vous êtes en droit de le demander directement à votre fournisseur.
Des audits réguliers peuvent être proposés notamment pour savoir si toutes les mises à jour respectent à 100 % les conditions proposées par la loi française. De ce fait, les organismes cités au préalable peuvent se tourner vers les fournisseurs notamment pour vérifier qu’ils respectent toujours les conditions.
Ils doivent également fournir les données concernant les modèles, les paramètres ainsi que les programmes sources ainsi que les différentes bases de données et les flux. Une preuve de dépôt sera alors fournie pour montrer que le fournisseur a bien respecté toutes les demandes des organismes pour que la mise en conformité soit réelle. S’ils effectuent un dépôt, il pourra alors être demandé une preuve pour que vous soyez en règle.
Attention à l’attestation délivrée
Il s’agit du seul moyen en votre possession pour prouver que votre logiciel de caisse répond à toutes les normes en vigueur. Vous ne devez pas le perdre, car le fournisseur pourrait ne pas en proposer un autre exemplaire.
Il est de ce fait conseillé de le photocopier pour avoir plusieurs modèles, vous serez alors certain de pouvoir le délivrer lors du contrôle. L’attestation doit également être en adéquation avec la loi française.
Soyez vigilant, car de faux documents peuvent éventuellement transiter et vous serez alors dans une situation très difficile notamment en achetant un logiciel de caisse qui ne répond pas aux attentes.
Plusieurs formats sont à envisager en fonction de la situation puisque l’éditeur est en mesure de rédiger une attestation qui met en avant plusieurs données à savoir le nom, les références du logiciel ainsi que la version de ce dernier.
Toutes les informations sont conformes à celles transmises par l’administration fiscale.
Il est préférable de vérifier que toutes les informations respectent les volontés du gouvernement, cela vous évite d’avoir de mauvaises surprises. En effet, nous pouvons évoquer les amendes susceptibles d’être transmises si lors du contrôle, vous n’êtes pas en mesure de fournir cette attestation.
Vous savez désormais que ce document est primordial et il ne faut pas le négliger. Depuis quelques années, le gouvernement souhaite lutter contre la fraude à la TVA, il a donc tout mis en oeuvre pour réussir cette tâche.
Quelques sanctions importantes
Des contrôles sont possibles en France notamment pour aider le gouvernement à réguler l’ensemble des commerces qui doivent impérativement suivre les recommandations.
C’est pour cette raison que des vérifications sont réalisées assez régulièrement pour être certain que les normes sont suivies à la lettre. Plusieurs cas de figure sont alors à prendre en compte puisque vous pouvez ou non fournir l’attestation.
- Si votre caisse enregistreuse professionnelle et le logiciel sont conformes, vous devez fournir une attestation, mais celle-ci peut être absente.
- Vous aurez alors un délai de quelques jours pour transmettre le fameux document à l’organisme, cela vous évite d’avoir une forte amende.
- Si vous ne fournissez pas le document à la fin de cette période, une somme sera alors à payer auprès de l’administration compétente.
- Lors du contrôle, si vous pouvez fournir immédiatement le document, vous n’écoperez pas d’une amende conséquente.
- Lorsque le document est absent, vous devez payer 7500 euros lorsque la machine et le logiciel ne répondent pas aux exigences.
Avec un délai de 60 jours, vous aurez tout de même le temps de fournir l’attestation et d’éviter cette situation sans doute problématique pour vos finances.
De plus, si vous payez une seule fois l’amende, vous aurez tout de même un autre contrôle puisque la mise en conformité est obligatoire. Si un second contrôle est réalisé et que vous ne pouvez toujours pas fournir de bonnes informations, une autre amende sera alors mise en avant jusqu’à ce que vous respectiez toutes les normes en vigueur sur le sol français.
C’est pour cette raison qu’il est préférable de se renseigner dès maintenant et d’acheter les bons produits pour être à l’abri de cette situation désagréable.
Vous disposez désormais de toutes les données indispensables pour acheter les bons produits.
