Depuis deux ans pratiquement, les commerçants sont invités à dégainer au plus vite une caisse enregistreuse certifiée. Si vous ne respectez pas cette législation, il y a de grandes chances pour qu’une amende de plusieurs milliers d’euros soit au rendez-vous. Vous devez donc vous renseigner, car il n’est pas envisageable d’avoir un logiciel de caisse non mis à jour qui ne prend pas en compte toutes les normes. Il faut savoir que des contrôles sont réalisés assez souvent et vous pourriez être rappelé à l’ordre très rapidement.
Une véritable obligation d’installer un logiciel certifié
Il y a des normes à appliquer qu’il ne faut pas négliger que ce soit pour le logiciel de caisse ou la machine en elle-même. Cette mesure a été appliquée en 2016 grâce à l’article 88 de la loi des Finances, mais elle n’a été instaurée en France que depuis le 1er Janvier 2020.
Plusieurs critères sont à respecter avec la plus grande précision et nous avons évoqué tous ces éléments sur notre site, mais il est toujours préférable de les rappeler.
- Les logiciels de caisse sont idéaux pour éviter la fraude à la TVA puisque les données ne peuvent pas être transformées.
- Il est impossible de supprimer en quelques secondes des opérations financières, vous pouvez toutefois justifier certaines suppressions.
- Pour la conservation des données, il faut que la sécurité soit au rendez-vous surtout si vous adoptez un programme de fidélité.
- Les caisses enregistreuses et les logiciels doivent être certifiés avec la norme NF 525 ou grâce au label LNE.
Si vous avez un doute, tournez-vous vers votre fournisseur, il pourra peut-être vous proposer une mise à jour. Grâce à cette dernière, vous aurez un logiciel conforme à toutes les normes et cela vous évite de dépenser de l’argent pour un nouvel achat.
Certains ne sont pas concernés par cette législation
Que ce soit pour les logiciels de caisse ou les appareils pour enregistrer toutes les opérations financières, il est préférable d’être vigilant puisque tous les profils ne sont pas concernés. En effet, cette obligation ne concerne pas les commerces ou les entreprises qui ne relèvent pas du régime de la TVA. Comme vous ne devez pas déclarer ces taxes, il est inutile d’avoir un logiciel de caisse certifié par exemple.
Toutefois, les fournisseurs ont été invités ces dernières années à mettre à jour l’ensemble de leur catalogue. De ce fait, lorsque vous achetez une caisse enregistreuse professionnelle neuve ou un nouveau logiciel de caisse, il y a de grandes chances pour que l’ensemble respecte toutes les règles.
Les établissements assujettis à la TVA sont également mis de côté et peu importe leur statut. Il suffit de se focaliser sur l’article 293 B du CGI.
De ce fait, les auto-entrepreneurs ne doivent pas déclarer la TVA, s’ils ont un petit commerce alors que le chiffre d’affaires respecte les plafonds, cette législation ne concernera pas ce statut. C’est aussi le cas pour tous ceux qui sont assujettis au régime du remboursement forfaitaire de la TVA agricole.
Cette dernière est prévue dans l’article 298 et même le 298 quater du CGI. N’hésitez pas à vous renseigner notamment auprès de votre expert-comptable, il pourra vous transmettre toutes les données indispensables. Dans tous les cas, lorsque vous ne devez pas déclarer la TVA, sachez que cette mise aux normes ne vous concerne pas.
A contrario, lorsque vous devez gérer la TVA (et peu importe le taux), il est impératif d’avoir une caisse enregistreuse certifiée au même titre qu’un logiciel aux normes.
Demandez une attestation à votre fournisseur
Vous avez pu le comprendre au cours de cet article, vous avez deux cas de figure bien distincts.
- Il est possible d’utiliser un logiciel de caisse non certifié si vous ne devez pas gérer la TVA, vous êtes donc en dehors de ce système.
- Le logiciel et la caisse devront être aux normes si vous devez déclarer la TVA afin de lutter contre les fraudes qui coûtent de l’argent au gouvernement.
Si vous êtes dans le second cas de figure, il est préférable de demander une attestation en amont. Cette dernière est demandée lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale. Si vous n’êtes pas en mesure de la fournir alors que votre matériel met en avant NF 525 ou LNE, vous aurez un délai d’attente.
Sous quelques jours, vous devrez fournir ce justificatif, car dans le cas contraire, vous devrez payer une forte amende.
Par contre, si lors du contrôle, vous n’êtes pas en mesure de prouver que votre matériel est conforme alors qu’il ne met pas en avant une vraie certification, vous écopez immédiatement de l’amende. Cette dernière sera au rendez-vous jusqu’à ce que vous soyez en règle avec la législation.
De ce fait, si vous écopez de trois contrôles, vous aurez trois fois le montant de l’amende, le coût sera alors plus élevé que celui demandé pour une mise en conformité.
Quatre critères importants pour les normes
L’État a mis en place des critères très simples à retenir, cela permet de baser la mise en conformité des logiciels, mais également des caisses enregistreuses. L’ensemble doit être sécurisé, cela évite aux données de disparaître ou d’être volées par des personnes malveillantes.
Il faut également l’inaltérabilité ainsi qu’une conservation de toutes les informations pendant un délai de 6 ans. Cette période est assez longue surtout pour certains commerces, d’où l’intérêt de faire appel à un stockage de qualité et conséquent. Pensez à un serveur local ou le Cloud pour être à l’abri de toutes les mauvaises surprises.
Le gouvernement demande également l’archivage annuel qui peut être réalisé en fonction de l’exercice. Il est tout à fait possible de modifier des données notamment à cause des erreurs, mais il y aura à chaque fois une justification. Avec un logiciel non conforme, cette dernière n’est pas au rendez-vous, vous pouvez supprimer à votre guise toutes les opérations commerciales que vous souhaitez.
Vous disposez de ce fait de toutes les informations et n’hésitez pas à poser des questions à un expert-comptable, il aura les connaissances pour vous aider.
