La déclaration de la TVA par les commerçants est souvent accompagnée de fraudes et de dissimulation de données. Dans le but de trouver une solution adéquate, l’État a mis sur pied une loi qui oblige tous les commerçants à avoir une certification : la norme NF 525. Elle désigne un logiciel de gestion des caisses qui concerne certains commerçants et permet de garantir certaines informations. À quoi sert-elle véritablement ? Nous vous faisons le point dans cet article.
Qu’est-ce que la norme NF 525 et quels sont les systèmes concernés ?
Il s’agit d’une certification qui a été mise en vigueur à travers l’article 88 de la loi des finances no 2015-1785 du 29 décembre 2015. Elle concerne notamment les commerçants qui sont soumis à la TVA et qui utilisent un logiciel de caisse enregistreuse. La norme NF 525 est en réalité un logiciel qui permet de gérer les paiements des différents clients qui ont payé votre marchandise. Elle permet aussi de justifier au cours de contrôle, la fiabilité des informations qui s’y retrouvent et leur intégralité. Ce système d’encaissement promu à travers la norme, est certifié et permet d’avoir en toute sécurité vos revenus conformément à la réglementation.
Toutefois, il faut noter que cette certification ne concerne pas tous les commerçants, mais quelques catégories seulement. Elle couvre trois systèmes d’encaissement bien distincts. D’abord, nous distinguons les systèmes d’encaissement autonomes. Ils ne peuvent pas être paramétrés pour fonctionner avec d’autres systèmes d’encaissement.
Ensuite, il y a les systèmes d’encaissement qui sont reliés à un système externe. Ceux-ci sont capables d’enregistrer, d’assurer la sécurité et d’archiver les différents encaissements en temps réel. Enfin, nous avons les systèmes d’encaissement qui sont reliés à un autre qui assure la gestion de la comptabilité et de la finance. Ils agissent comme le précédent système, mais permettent aussi de gérer la comptabilité et la finance de votre entreprise.
À quoi sert la norme NF525 ?
Cette mesure a été mise en place afin de diminuer les risques de dissimulation de données qui concourent à la déclaration de votre TVA. De plus, elle permet de faire un suivi électronique de tous les paiements que vous recevez dans le cadre de votre commerce. Avec cette norme, vous pouvez retrouver à n’importe quel moment les enregistrements qui se rapportent aux encaissements effectués. Elle permet aussi de régulariser la fiabilité d’un logiciel qui n’a pas encore reçu la certification et qui permet la gestion de la caisse.
Il est possible toutefois qu’un logiciel de gestion soit certifié par cette norme. Pour cela, il doit remplir certaines conditions bien précises. La toute première concerne l’identification des processus et des données qui concernent un encaissement. Ensuite, il faut que le logiciel assure la sécurisation de l’enregistrement des données qui se rapportent aux encaissements grâce à une signature électronique. De plus, il doit être capable de créer une piste d’audit, un instrument qui permet de tracer les opérations d’encaissement.
Aussi, le logiciel devant recevoir la certification doit être capable d’archiver et de conserver toutes les données d’encaissement. La conservation doit couvrir une durée minimum de six mois à partir de la date d’enregistrement. Enfin, il ne doit pas comporter des fonctions qui sont capables de dissimuler des données d’encaissement. Le logiciel ne doit pas permettre la modification d’un ticket de caisse en proposant un système de certification fiable.
Cela dit, la norme NF525 confère alors à tous les logiciels une efficacité dans la gestion des caisses de votre commerce.
Quelles sont les preuves de la conformité à la norme NF525 ?
Au cours d’un contrôle, il est important que le commerçant prouve la conformité de sa caisse enregistreuse avec les dispositions de la loi. Pour ce faire, il doit avoir une attestation délivrée par une structure agrémentée par l’État pour la certification. Cependant, le commerçant peut se délivrer son attestation dans certaines conditions. En effet, la loi de finances autorise l’auto-attestation seulement dans le cas où l’entreprise du commerçant exerce ses activités dans le domaine informatique. Ses activités doivent concerner les solutions informatiques comme le logiciel de caisse par exemple.
Par ailleurs, soulignons que le code de certification est audité strictement par un organisme ayant reçu l’accréditation de l’État et se fait une fois par an.
Quelles sont les conséquences du non-respect des dispositions de la norme ?
Tous les commerçants concernés par la norme NF 525 doivent s’équiper d’un logiciel conforme à cette disposition. Lors d’un contrôle, l’absence d’une certification est passible d’une amende de 7 500 euros par logiciel ou système sans certification.
Pour un commerçant ayant deux caisses non conformes par exemple, l’amende serait de 15 000 euros. De plus, la loi vous donne jusqu’à 60 jours afin de régulariser votre situation vis-à-vis des dispositions. Lorsque ce délai n’est pas respecté, vous pouvez recevoir une seconde amende.
Où peut-on trouver des logiciels certifiés NF 525 ?
Pour vous mettre au pas vis-à-vis des dispositions de la loi sur la certification NF, vous pouvez avoir des logiciels certifiés sur internet. Toutefois, pour faire un bon choix, il faut prendre en compte certains critères comme la taille de votre entreprise et les activités que vous menez. Ceci vous permettra de contacter le service informatique qui convient pour le faire. Il est recommandé de faire appel à un professionnel dans le domaine afin que celui-ci vous aide à faire le choix convenable. Vous pouvez aussi tenir compte de l’avis d’une société qui mène des activités dans ce domaine pour choisir votre logiciel.
Lorsque vous êtes propriétaire de salon de coiffure, de salon de beauté ou autres, les logiciels de caisses enregistreuses professionnelles convenables sont les programmes Merlin. Il s’agit de Merlin, Merlin Air ou eMerlin, des programmes fiables et accrédités par l’État.
Par ailleurs, si vous choisissez un logiciel de gestion comportant la certification NF, il est important qu’il soit adapté à vos activités professionnelles. Prenez en compte les conseils de professionnels afin de vous choisir le logiciel adéquat.
Vous avez alors toutes les informations qui mettent en avant l’importance de la norme NF525 et les dispositions à prendre pour avoir la certification. En cas de non-respect des dispositions, les amendes et autres avertissements sont prévus par la loi. Pour ne pas subir la rigueur de cette législation, l’idéal est de vous mettre en règle.
