Avec l’entrée en vigueur de la loi des finances 2018, les choses ont changé en ce qui concerne la réglementation sur les systèmes d’encaissement. Aujourd’hui, il est fait obligation à tous les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA d’utiliser des caisses enregistreuses conformes.
Si vous hésitez à prendre la vôtre, ces quelques raisons devraient vous inciter à avoir une caisse enregistreuse conforme à la réglementation en vigueur.
Les caractéristiques d’une caisse enregistreuse conforme à la réglementation
Toutes les caisses enregistreuses disponibles dans le commerce ne répondent pas à la norme légale. Néanmoins, il est facile de déceler les modèles qui sont conformes. Ceux-ci doivent avoir certaines caractéristiques. Ils doivent notamment répondre à des conditions précises, être homologués et conforme à la norme NF525.
Le logiciel de caisse doit respecter des conditions d’inaltérabilité, de conservation, de sécurisation et d’archivages des données.
- La condition d’inaltérabilité
La machine doit pouvoir enregistrer toutes les informations (données) relatives aux règlements sans que ces dernières soient altérées.
- La condition de conservation
Celle-ci stipule l’enregistrement et la clôture des données sur une période donnée.
- La condition de sécurisation
La condition de sécurisation impose la sécurité des données d’origines, de toutes les modifications éventuelles ainsi que des pièces justificatives.
- La condition d’archivage
Elle prévoit une période d’archivage au cours de laquelle les données sont figées et datées avec une garantie sur l’intégrité des informations. Cela permet plus tard à l’administration fiscale de faire des contrôles.
Afin d’être sûr que votre caisse enregistreuse professionnelle est conforme, il faut la faire valider par un organisme certificateur qui vous fournira un certificat ou bien une attestation. Il faut noter que les obligations pour les caisses enregistreuses émanent de la loi antifraude à la TVA de 2016. L’objectif que vise l’État en faisant cette obligation aux commerçants est de garantir la non-réécriture des transactions par les commerçants. En effet, il a été constaté que le logiciel de caisse permet d’enregistrer les transactions sans forcément correspondre à une écriture comptable.
En outre, même si la caisse enregistreuse conforme à la réglementation semble être un fardeau aux yeux des commerçants, elle présente de nombreux avantages pour son utilisateur.
Les avantages d’avoir une caisse enregistreuse conforme à la réglementation
De nombreux avantages découlent de l’utilisation d’une caisse enregistreuse conforme à la réglementation.
Les avantages de tous les types de caisses enregistreuses homologuées
Le tout premier avantage de la caisse enregistreuse conforme à la réglementation est qu’il vous permet d’éviter toute sanction de l’administration fiscale. En effet, elle a souvent effectué des contrôles surprises et cela reste l’une des plus grandes nouveautés de la nouvelle réglementation. À leur descente, les agents de l’administration fiscale ont la possibilité d’intervenir directement dans les locaux professionnels afin de vérifier si vous détenez ou non une attestation ou un certificat de conformité pour votre appareil.
Vous ne risquez rien si votre appareil est conforme et que vous détenez votre attestation ou certificat. Dans le cas contraire, vous devrez payer une amende de 7500 euros par logiciel ou système non certifié. Toutefois, si vous n’apportez pas dans un délai de 60 jours l’attestation ou le certificat obligatoire, il vous faudra à nouveau payer la même amende.
Les pénalités peuvent encore être alourdies en cas de soupçons de fraude. À vrai dire, vous devrez payer une amende de 45 000 euros et ferez 3 ans de prison si vous vous établissez un faux certificat ou une fausse attestation. Ceci est en effet considéré comme un délit pénal.
En dehors de cet important avantage, la caisse enregistreuse respectant les normes vous fait bénéficier encore de bien d’autres. Elle permet notamment :
- la réduction du temps d’encaissement ;
- une gestion comptable plus facile ;
- un accès rapide à l’historique de ventes ;
- la programmation des éventuelles remises et offres pour des calculs simplifiés ;
- la création de fichiers clients dans le but d’effectuer une fidélisation ;
- une meilleure gestion des commandes et des livraisons ;
- une amélioration de la gestion des stocks ;
- la gestion simplifiée des différents types de paiements.
Les avantages de la caisse enregistreuse conforme à la réglementation peuvent aussi différer selon le modèle.
Les avantages d’une caisse enregistreuse connectée à la norme
Outre les avantages traditionnels, la caisse enregistreuse connectée vous offre de nombreuses autres facilités. Elle vous permet en effet une gestion totalement informatisée en temps réel de vos stocks. Cette caisse se charge de faire tout le travail dès que vous enregistrez votre inventaire dans le logiciel.
Chaque opération est ainsi instantanément répercutée sur le stock. Ceci vous permet d’avoir facilement une idée des produits disponibles. Il est aussi possible de synchroniser cette caisse avec ses fournisseurs. Cela permet de lancer automatiquement les commandes et ne pas être pris au dépourvu.
On peut aussi juste en quelques clics, effectuer un inventaire de fin d’année avec la caisse enregistreuse connectée. L’appareil facilite aussi les échanges avec le comptable.
Les avantages d’une caisse enregistreuse tactile certifiée
On trouve aussi dans le commerce des caisses enregistreuses tactiles. Ces modèles ne manquent pas non plus d’atouts. Ils permettent par exemple une gestion plus précise des stocks et facilitent la gestion des paiements, tout ceci grâce à leurs interfaces adaptées. Ils assistent aussi au réapprovisionnement automatique des ressources, un point fort en ce qui concerne les marchandises périssables.
Les caisses enregistreuses tactiles sont aussi bénéfiques en termes d’analyse. En effet, elles permettent d’avoir des statistiques détaillées journalières, hebdomadaires, mensuelles et annuelles sur le fonctionnement global de l’entreprise. Avec un logiciel de gestion adapté, vous avez aussi une excellente stratégie de prix. Les dépenses et revenus sont automatiquement enregistrés. Quant au calcul des marges, taxes et stratégies de remise, il se fait beaucoup plus aisément.
Le personnel de l’entreprise ressent aussi les avantages de ce type de caisse enregistreuse. Elle est plus facile à manipuler comparée à la caisse électronique traditionnelle. La productivité est améliorée grâce au menu personnalisable de cette caisse. Ce menu se veut intuitif, plaisant et facile d’accès. L’interface fait aussi gagner du temps en ce qui concerne la formation du personnel. Il est aussi possible de recueillir des statistiques sur la productivité de chaque employé et de surveiller le temps de travail du personnel en intégrant un système de pointage.
Au regard de tout ceci, il est clair que la caisse enregistreuse conforme à la réglementation est un outil qui permet d’augmenter les performances de l’entreprise. Il faut simplement veiller à ce qu’elle soit vraiment certifiée par un organisme habilité. Cela vous évite tout souci avec l’administration fiscale.
