Si vous êtes un commerçant ou un futur professionnel dans cette branche, vous savez sans doute que les caisses enregistreuses ont évolué ces derniers mois. Vous êtes alors contraint de respecter des directives pour être certain que les normes sont prises en compte. Par exemple, une réforme très importante a été menée en 2018 par le gouvernement qui veut absolument lutter contre la fraude à la TVA. Cette dernière a engendré des pertes considérables et elle est à l’origine de ces nouvelles réglementations.
Attention à votre logiciel de caisse, il doit être sécurisé
Il suffit de se concentrer sur les méthodes utilisées autrefois pour comprendre l’intérêt de cette réforme. En effet, les commerçants qui ne voulaient pas déclarer toutes les recettes avaient tendance à les effacer sans forcément laisser de trace. Les nouveaux logiciels de caisse ne permettent plus de telles manipulations. Depuis le 1er Janvier 2018, en France, les appareils doivent être conformes aux normes françaises.
- La certification et la sécurité sont deux éléments importants pour l’achat d’un logiciel de caisse.
- Il ne permet pas d’annuler ou de masquer certaines opérations financières.
- Il faut également une caisse enregistreuse conforme avec les logos NF 525 ou LNE.
- Lors d’un contrôle, vous devrez donner une attestation qui prouve le respect de cette nouvelle norme.
- Pour certains logiciels, il est inutile d’acheter de nouveaux produits, car une simple mise à jour peut être amplement suffisante.
De ce fait, tournez-vous vers votre fournisseur qui pourra vous renseigner. Il vous proposera de mettre à jour votre logiciel de caisse pour qu’il soit conforme à cette norme. Si vous l’utilisez depuis plusieurs mois ou années, vous avez dû recevoir une notification vous invitant à installer la mise à jour. Lorsque cette étape est validée, vous recevez une attestation qui prouve la certification et ne perdez pas ce précieux document. Ce dernier vous évitera bien sûr une forte amende de 7500 euros.
Se pencher sur la conformité du matériel
Bien sûr, vous ne devez pas attendre que les contrôleurs se retrouvent sur le pas de votre boutique pour vérifier cette conformité. Il est impératif de s’intéresser à cela dès maintenant, il est assez facile de vérifier que votre matériel répond aux nouvelles exigences. Par exemple, réalisez une vente et essayez de l’annuler, voire de la supprimer de votre compte lorsqu’elle a été validée. Si vous ne pouvez pas réaliser cette étape, vous êtes certain d’avoir un logiciel de caisse conforme. Sous la caisse enregistreuse ou sur la boîte de celui-ci, vous devrez avoir un logo LNE ou NF 525 qui prouve la conformité. Par contre, si vous pouvez à votre guise supprimer des opérations financières, vous ne respectez pas les normes françaises.
Vous pourriez écoper d’une amende de 7500 euros et elle sera renouvelée jusqu’à ce que vous soyez en mesure de fournir la précieuse attestation. Pour rappel, vous ne devez pas pouvoir réaliser un abandon lors d’une saisie de vente, enlever une ligne dans un ticket de caisse validée, transformer la date d’enregistrement des ventes ou encore modifier certaines données relatives à ces dernières. Bien sûr, vous pouvez effectuer ces opérations, mais il y aura des traces dans votre relevé de compte. Dans ce cas de figure, vous respectez la norme puisque vous ne supprimez pas véritablement les opérations. Cela est pratique si la saisie relève d’une erreur par exemple.
A contrario, si vous êtes en mesure de supprimer tout ce que vous souhaitez sans que le logiciel ne mette en avant des traces, vous ne respectez pas la loi française. Si vous avez des questions ou encore des interrogations à ce sujet, la meilleure solution consiste à vous tourner vers un expert-comptable. Ce dernier aura les connaissances afin de vous aider dans toutes les configurations et il pourra même vous orienter dans la bonne direction.
La loi prévoit quelques obligations
Le site du gouvernement met en avant toutes les directives que vous êtes contraint de respecter pour la mise en conformité. Le professionnel se doit de demander un certificat au fournisseur qui doit être en mesure de le fournir. Si ce n’est pas le cas alors que votre matériel est conforme, envisagez un changement de logiciel de caisse ou des poursuites afin d’éviter des désagréments financiers plus conséquents.
- Il faut alors un logiciel de caisse qui s’intéresse à l’archivage, la conservation des données, la sécurisation de celles-ci et l’inaltérabilité.
- Impossible d’altérer des informations lorsqu’elles ont été enregistrées dans le logiciel.
- Bien sûr, des justificatifs doivent être transmis lorsque des saisies sont annulées, vous devez aussi sécuriser l’ensemble des informations.
- Il faut que les données soient conservées pendant une période spécifique et dans les meilleures conditions surtout si vous avez un fichier pour les clients et un programme de fidélité.
- La période d’archivage ne doit pas être mise de côté, il faut que toutes les opérations soient mises en avant avec des dates précises.
Si vous envisagez d’acheter une caisse enregistreuse et/ou un logiciel de caisse alors que vous vous lancez dans cette profession dès maintenant, il y a de grandes chances pour que le matériel soit conforme à toutes les directives surtout si vous optez pour un matériel neuf. Le marché de l’occasion est toutefois différent, car vous êtes susceptible de croiser d’anciens produits. Soyez très vigilant et renseignez-vous en amont sur le respect des normes en prenant en compte la marque et la référence. Certaines personnes peu scrupuleuses peuvent vendre des produits finalement inutilisables sauf si vous envisagez l’achat d’un nouvel écosystème.
Il faut savoir que les législations concernent de nombreuses professions qui ont besoin d’une caisse enregistreuse professionnelle . Il y a ceux qui gèrent les opérations commerciales avec des clients et qui encaissent la TVA. Par contre, ce format n’est pas forcément à envisager pour des opérations commerciales avec des professionnels, ceux qui ont une exonération pour la TVA, un régime agricole…
En ce qui concerne le précieux document à fournir si vous êtes concerné par ces normes, il doit mentionner la référence du matériel, la date d’acquisition, le nom ainsi qu’une mention précise qui met en avant le respect de toutes les conditions.
