Lorsque vous êtes un commerçant, vous devez obligatoirement installer un logiciel de caisse puisque celui-ci permet de rassembler toutes les fonctionnalités. Comme c’est le cas pour un ordinateur, il suffit de procéder à la mise en place et vous avez un écosystème prêt à être utilisé. De ce fait, la programmation est assez simple dans ce cas de figure même pour les novices ou encore les machines tactiles. Il faut par contre se familiariser avec quelques technologies puisque vous devez finalement remplir votre caisse avec vos produits et nous vous expliquons alors toutes les étapes.
Renseignez un article dans votre caisse enregistreuse
Nous vous proposons des étapes classiques, car il faut savoir que certaines caisses sont différentes des autres. Vous devez alors lire avec précision la notice d’utilisation ou demander à votre fournisseur une petite formation pour qu’il puisse vous expliquer dans le détail le fonctionnement.
Si vous avez un petit commerce, vous devriez rapidement mettre en place votre système d’encaissement, mais un professionnel pourra s’occuper de celle-ci si vous êtes à la tête d’un véritable centre commercial. En effet, toutes les machines sont alors reliées entre elles, d’où l’intérêt d’opter pour un format beaucoup plus qualitatif.
- Pour la création de votre article, vous devez finalement suivre le guide proposé par la machine, car il y a souvent des étapes à respecter.
- Les logiciels de caisse désormais sont très intuitifs et ils sont faciles à prendre en main comme c’est le cas pour ShopCaisse par exemple.
- Il suffit de gérer la liste de vos articles et elle sera plus ou moins longue en fonction de votre stock.
- Plusieurs options sont disponibles dans un tel logiciel de caisse, cela permet de créer facilement un article par rapport à vos besoins.
- Vous aurez alors des cases vides et il suffit de les remplir avec les informations que vous souhaitez.
- Vous pourrez créer un article de A à Z et même le relier à un autre en fonction de vos besoins.
Regardez avec attention la page d’accueil de votre logiciel de caisse puisque tous les items sont bien détaillés et vous n’aurez aucune difficulté pour trouver rapidement la catégorie que vous souhaitez.
Les informations les plus importantes
Vous avez désormais une vue d’ensemble de votre logiciel de caisse et vous êtes prêt à vous lancer dans les paramètres un peu plus précis. En effet, plusieurs informations sont importantes notamment avec une machine de ce genre.
Le gouvernement souhaite lutter contre la fraude à la TVA, il sera alors nécessaire de remplir les données concernant celle-ci. Ne vous trompez pas, car votre encaissement sera erroné et vous ne pourrez pas réaliser vos comptes dans les règles de l’art.
- Vous pourrez renseigner votre ticket de caisse notamment en mentionnant votre société, l’adresse ainsi que toutes les mentions légales.
- Le ticket de caisse est important puisqu’il est transmis au client lors de ses achats.
- Il aura alors toutes les informations primordiales concernant les articles achetés, mais également son compte client et le magasin.
- Lorsque vous renseignez les différents articles, pensez à mettre des images ou des photos, cela permet de repérer plus facilement tous les produits.
- La configuration de la TVA est aussi primordiale, car vous devez avoir un prix HT et un second prix TTC.
Le taux doit être mentionné et il sera différent en fonction de votre profil, car il est parfois plus faible pour les restaurateurs, les magasins… N’hésitez pas à être accompagné dans ce domaine s’il s’agit de la première fois. Une erreur peut être très problématique lors de l’encaissement des clients.
Vous pourrez ainsi programmer le bon taux de TVA, mais n’hésitez pas à vous renseigner si vous avez un doute concernant ce pourcentage. De plus, ce dernier peut être différent si vous avez plusieurs catégories.
Plongez au coeur de votre logiciel de caisse
C’est assez laborieux, mais les fonctionnalités proposées représentent finalement la partie visible de l’iceberg puisqu’il y a une quantité astronomique d’informations que vous devez renseigner impérativement. En effet, il faut prendre le temps de programmer votre caisse enregistreuse avec la plus grande précision pour éviter les erreurs susceptibles d’avoir des conséquences dramatiques sur votre chiffre d’affaires.
Pour que ce dernier ne soit pas faussé et pour que l’encaissement se déroule dans les meilleures conditions, vous devez impérativement vous lancer dans la programmation du prix. Vérifiez deux fois toutes les informations pour ne pas avoir un ticket de caisse faussé.
Soyez également attentif à votre logiciel de caisse, car il peut accepter les points ou les virgules. Il ne faut pas se tromper, car le prix ne pourra pas être mémorisé dans les meilleures conditions et le ticket de caisse sera alors erroné. Si vous avez des erreurs lors de l’encaissement, il y a de grandes chances pour que vous perdiez du temps.
Vous pourrez également programmer votre caisse enregistreuse professionnelle en fonction des évènements comme les soldes, il faudra alors penser à inscrire les réductions ainsi que les nouveaux prix. Dès que vous scannez un article, le nouveau tarif doit s’afficher et non l’ancien, cela vous évite de réaliser manuellement toutes les réductions et de perdre de précieuses heures.
Avec un tel logiciel de caisse, vous serez aussi en mesure de gérer les stocks et il est préférable d’avoir des listes bien détaillées avec à chaque fois les prix, les quantités vendues, celles encore disponibles et les boutons pour passer des commandes auprès des fournisseurs. Si ces derniers sont liés à votre logiciel, vous pourrez clairement gagner du temps.
N’oubliez pas d’installer tous les accessoires en parallèle de votre caisse enregistreuse, car vous aurez besoin d’une imprimante pour les tickets de caisse ainsi que les éventuels chèques. Il faudra opter pour un lecteur dédié aux codes barres et même un clavier physique si votre caisse n’est pas tactile.
Vous disposez désormais de tous les éléments pour la programmation de votre appareil qui peut être encore plus détaillé en fonction des références et de votre domaine d’activité. Pour les magasins de prêt-à-porter, vous aurez la couleur des articles, la taille, la pointure…
