Pour les besoins de votre établissement, vous avez acheté une caisse enregistreuse, mais le gouvernement a dévoilé une nouvelle législation. Il est impératif que votre appareil soit aux normes, car dans le cas contraire, vous devez procéder au remplacement ou à une mise à jour. Dans cet article, nous vous conseillons et nous vous guidons notamment pour savoir si cette caisse enregistreuse répond à toutes les attentes, cela vous évitera d’écoper d’une amende.
Une législation en vigueur depuis Janvier 2018
Contrairement aux idées reçues, les nouvelles règles sont assez récentes puisqu’elles sont effectives depuis deux ans. Toutefois, les commerces ne sont pas tous au courant des législations à respecter, mais si vous faites l’objet d’un contrôle, une amende sera sans doute au rendez-vous.
- La caisse enregistreuse certifiée est obligatoire depuis le 1er Janvier 2018 en France.
- La certification relève de l’article 88 identifié dans la loi des Finances du 29 Décembre 2015.
- Ces caisses sont alors équipées en conséquence afin de lutter contre les fraudes à la TVA.
- Certains clients pouvaient effacer des transactions pour éviter à payer la TVA, ce ne sera plus le cas avec les nouveaux produits.
- Ces appareils vous permettent d’enregistrer efficacement tous les paiements et vous pouvez utiliser un logiciel de caisse adapté.
Il faut impérativement être en accord avec la loi puisqu’un justificatif concernant la certification peut être demandé. Si lors du contrôle, vous êtes dans l’incapacité de le fournir, un rappel à l’ordre sera sans doute douloureux. En effet, vous avez eu plus de deux ans pour être conforme à la nouvelle loi.
Cette dernière met en avant quatre conditions pour que les caisses enregistreuses soient certifiées. Il faut une conservation des données, un archivage de ces dernières, la sécurité du stockage et de la gestion ainsi que l’inaltérabilité. Vous pouvez désormais savoir si votre caisse est en règle grâce à ce justificatif. S’il est absent, la suite de cet article devrait vous intéresser.
Attention à ces sanctions plus ou moins conséquentes
Si la caisse enregistreuse ou le logiciel n’est pas conforme, difficile de lutter contre l’amende. Celle-ci est fixée à 7500 euros puisque vous n’êtes pas en mesure de prouver que vous luttez contre la fraude à la TVA. Vous devez alors fournir une attestation LNE que nous évoquerons plus tard, un certificat NF 525 ou encore une attestation transmise par l’éditeur du logiciel.
L’amende n’est pas immédiatement au rendez-vous, car vous aurez un mois pour être conforme à la loi française. Si vous fournissez ce document avant la fin du délai, vous êtes en règle et l’amende est annulée. Dans le cas contraire, vous devrez forcément régler la somme.
Cette première situation est valable pour les personnes qui ont un dispositif conforme, mais elles sont dans l’impossibilité de fournir un document. Par contre, celles qui utilisent une caisse enregistreuse non conforme au même titre que le logiciel doivent immédiatement régler l’amende. Vous n’aurez absolument pas un délai à respecter, car vous avez eu finalement le temps ces deux dernières années de respecter la loi.
Lorsque vous avez réglé l’amende de 7500 euros au maximum, vous devez tout de même acheter un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse conforme. Dans ce cas de figure, un délai de 60 jours est accordé et un nouveau contrôle sera alors réalisé.
Si vous refusez à nouveau une mise en conformité après ce délai, les autorités compétentes sont en droit d’appliquer une seconde amende d’un montant équivalent ou plus élevé.
Quelques certifications à connaître
Aujourd’hui, la caisse enregistreuse professionnelle est indispensable et ce n’est pas seulement le cas pour les commerces. Que ce soit pour les bars, les instituts de beauté ou encore les restaurants, ces appareils permettent d’encaisser rapidement les clients.
Vous respectez certes la loi, mais une telle machine de qualité a un impact sur la satisfaction des consommateurs. Inutile de rappeler que ces derniers n’aiment pas perdre leur temps dans une file d’attente. Vous pouvez donc vous fier aux informations transmises par l’éditeur de votre logiciel de caisse puisqu’il est en mesure de vous fournir une attestation.
Cette dernière doit être transmise aux autorités compétentes lors du contrôle. Cela est une solution envisagée lorsque vous souhaitez installer sur votre caisse un logiciel acheté en parallèle. Si vous devez remplacer votre machine, nous vous conseillons toutefois d’adopter un pack, vous serez alors certain de respecter la loi.
Lors de l’achat de votre machine, une certification LNE peut être au rendez-vous et elle est acceptée par le gouvernement. Le COFRAC a donc donné son accord à ce Laboratoire National de métrologie et d’Essais, il peut alors certifier la conformité des caisses enregistreuses du marché. Il est important de noter que toutes les machines ne sont pas compatibles, d’où l’intérêt de regarder en amont la présence de ce logo.
Il faut noter que la mention LNE est utilisée pour les caisses enregistreuses, mais également tous les éditeurs pour les logiciels qui sont susceptibles d’équiper votre appareil. Inutile de chercher pendant de longues minutes, l’information est très facile à identifier.
Le gouvernement a également mis en place une norme spéciale pour ces caisses enregistreuses et il s’agit du logo NF 525. Dès que ce dernier est présent, vous savez immédiatement que votre machine est conforme. C’est un gage de qualité et de sérénité puisque la recherche est beaucoup plus simple. Vous avez deux solutions sur le marché lors de votre commande :
- Vous achetez immédiatement une caisse enregistreuse NF 525 qui est donc parfaitement équipée et elle répond aux normes.
- Ce pack est souvent plus onéreux, mais vous êtes certain de répondre aux demandes de l’État.
- En parallèle, vous avez des logiciels de caisse NF 525, vous possédez donc déjà un appareil et vous souhaitez seulement installer cette infrastructure.
Cette solution est plus abordable et vous pouvez aussi choisir un logiciel adapté à votre secteur : métiers de bouche, restauration, santé, prêt-à-porter, institut de beauté… Avec ces données, vous ciblez rapidement les caisses ou les logiciels adaptés à votre configuration. Comme vous avez pu le constater, les sanctions prévues par la loi sont largement plus coûteuses que ce matériel.
