En quoi consiste la certification des logiciels de caisse ?

L’état s’évertue à lutter par tous les moyens contre la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Depuis 2018, un renforcement du dispositif de certification des logiciels de caisse a été lancé. Que vous soyez concerné ou pas par cette mesure, voici ce qu’il vous faut savoir sur la certification des logiciels de caisse.

Pourquoi une certification des logiciels de caisse ?

Un logiciel de caisse est un système informatisé dont se sert un professionnel assujetti à la TVA pour l’enregistrement des fournitures de biens et des commandes destinées à ses clients non assujettis à la TVA. Ou plus simplement, il permet une meilleure gestion des encaissements dans les commerces. Depuis le 1er janvier 2018, tous les logiciels de caisse doivent obligatoirement faire l’objet d’une certification.

Pourquoi cette certification des logiciels de caisse ?

Il a été constaté que certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent d’effacer toute trace d’encaissement dans la comptabilité des entreprises (historique des transactions et ajustement à la gestion des stocks). Cela permet facilement de faire une fraude à la tva. Or, la fraude à la TVA provenant des caisses enregistreuses est estimée à 3 milliards d’euros chaque année. Pour combattre cette fraude fiscale, la loi de finances pour 2016 oblige les professionnels à utiliser des logiciels et systemes de caisses certifiés.

Qu’impose la loi ?

Selon les dispositions ajoutées par l’article 105 de la loi numéro 2017-1837 du 30 décembre 2017, les sociétés assujetties à la TVA ont l’obligation d’utiliser :

des systèmes informatisés certifiés qui empêchent l’altérabilité des données,
des logiciels certifiés qui sécurisent et conservent les données,
des systèmes et logiciels certifiés qui permettent l’accès aux données en vue d’un contrôle fiscal.

En cas de non-respect des obligations de certifications, certaines sanctions sont prévues.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations de certification ?

La loi de finances de 2017 stipule que le non-respect des obligations de certification des logiciels de caisse sera sanctionné d’une amende de 7 500 euros par logiciel de caisse. Le professionnel en faute disposera d’un délai de 60 jours (à compter de la réception de la notification ou du procès-verbal de non-respect) pour se mettre en conformité. Une fois ce délai passé, s’il n’est toujours pas en conformité, il risque d’écoper de la même amende.

Notez que les éditeurs de logiciels de caisse non conformes sont également passibles de condamnation. Ils peuvent écoper d’une amende fixée à 15 % du chiffre d’affaires issu de la commercialisation de leur logiciel. De plus, les clients et utilisateurs peuvent être solidaires du paiement de cette amende s’ils s’avèrent être au courant de cette non-conformité du logiciel avec la loi.

Comment s’effectue la certification ?

Il revient en partie à l’éditeur du logiciel de caisse ou du système comptable d’assurer la mise en réglementation de ce dernier. Ainsi l’éditeur devra solliciter une certification auprès d’un organisme accrédité. Au cas où le logiciel est déjà certifié, l’éditeur devra l’accompagner d’une attestation individuelle au client lors de l’achat du logiciel de caisse. Si l’achat du logiciel a été effectué avant 2018, l’attestation devra être fournie sur demande du client.

Certification par organisme accrédité

On distingue deux organismes accrédités par le comité français d’accréditation (COFRAC) pour la certification des logiciels ou systèmes de caisses :

L’Association française de normalisation (AFNOR) avec le référentiel NF525
Le Laboratoire national de Métrologie et d’Essais (LNE) avec le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisses ».

Ils se chargent de produire après examen du logiciel, le certificat requis. Ce dernier doit agréer la conformité du logiciel de caisse aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Le numéro de la version du logiciel que possède le client doit également être mentionné sur le certificat. L’organisme accrédité effectuera des audits réguliers pour s’assurer que les versions successives du logiciel respectent la réglementation. Pour les logiciels multifonctions, seule leur partie reliée à la caisse doit être conforme à la réglementation.

Attestation de l’éditeur

Dans le cas où l’éditeur du logiciel de caisse se passe de la certification d’un organisme accrédité, il peut fournir à ses utilisateurs une attestation individuelle. Le modèle d’attestation est fourni par l’administration fiscale et contient généralement le nom, les références et le numéro de version du logiciel. Par cette attestation, l’éditeur certifiera que son logiciel est conforme aux exigences requises par la loi. Notez que l’attestation demeure valable, en cas de versions mineures ultérieures du logiciel si :

le numéro de version majeure est clairement identifié (par exemple version 2.0)
les versions mineures du logiciel sont clairement identifiées (exemple 2.1, 2.4, etc.).

Qui est exactement concerné par la certification des logiciels de caisse ?

La certification est obligatoire pour tous ceux qui sont assujettis à la TVA et qui effectuent des opérations avec des clients qui n’y sont pas assujettis. Soit tous les commerçants et professionnels qui enregistrent les paiements de leurs clients avec l’aide d’une caisse enregistreuse professionnelle, un logiciel ou un système de caisse. Cependant, ne sont pas tenues d’obtenir la certification :

les entreprises dont l’intégralité des paiements est effectuée par intermédiaire d’un établissement de crédit,
les professionnels réalisant des opérations exonérées de TVA,
les professionnels assujettis à la TVA et bénéficiant du régime de la franchise en base (micro-entrepreneurs),
les professionnels assujettis à la TVA et soumis au régime du remboursement forfaitaire agricole,
les relations entre professionnels impliquant des factures (opérations B to B).

Les sites e-commerce sont bien évidemment concernés par le dispositif de certification sauf s’ils se retrouvent dans l’un des cas cités plus haut.

Comment vérifier si le logiciel de caisse est certifié ou conforme ?

Puisque la confiance n’exclut pas le contrôle, il est possible de vous assurer de la conformité de votre logiciel de caisse. Pour cela dans un premier temps, commencez par vérifier le système de traçage de données. Les systèmes de caisse conformes doivent garder des traces des différentes opérations effectuées avec elles. Par exemple, l’annulation de tickets déjà encaissés, la suppression ou la réimpression de notes, les changements de date, etc.

Ensuite, il vous faut vérifier si le logiciel permet :