Depuis quelques années, une loi s’applique aux logiciels de gestion utilisés par les entreprises, les sociétés, les centres commerciaux ou les magasins. Nombreuses sont ces structures qui n’ont pas réellement connaissance des obligations que la législation impose. La plupart des acteurs concernés sont donc victimes des commerciaux qui n’hésitent pas à brandir de façon abusive ces lois afin de vendre les logiciels. Il est donc important de se demander si tous les assujettis à la TVA sont obligés d’acquérir un logiciel de caisse sécurisé.
Acquérir un logiciel de caisse sécurisé : qui sont les personnes concernées ?
D’après l’article 286 du CGI (code général des impôts), vous devez recourir à un système ou à un logiciel de caisse bien sécurisé si vous êtes assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée. Cependant, cette obligation ne concerne pas tous les assujettis. En effet, seules les personnes morales ou physiques qui offrent des prestations de services ou qui livrent des biens ne donnant pas lieu à une facturation sont concernées.
Du moment où ils font usage d’un système de caisse, ces personnes sont dans l’obligation de disposer d’un logiciel de caisse sécurisé. Une autre condition s’impose également : les clients ne doivent pas être des assujettis à la TVA. Si vous vous retrouvez dans ce cas de figure, vous devez impérativement disposer d’un système de caisse sécurisé.
Les filiales des sociétés étrangères ainsi que leurs succursales doivent aussi respecter cette obligation. Pour ce qui est des entreprises étrangères qui sont assujetties à la TVA et qui ne sont pas établies en France, la loi ne s’applique pas. Cette situation est due à une mesure de tolérance (administrative).
Par ailleurs, les assujettis dont l’ensemble des opérations se réalise avec un ou plusieurs professionnels ne sont pas concernés par l’obligation. Cette situation est effective à condition que toutes leurs transactions fassent l’objet de facturation. Il en est de même pour les assujettis auxquels le régime de la franchise s’applique. C’est par exemple le cas des micro-entrepreneurs. C’est aussi le cas des particuliers qui sont dans le domaine de l’e-commerce, du moment où ils ne sont pas assujettis à la TVA.
Un régime de remboursement forfaitaire (de la TVA agricole) s’applique à certains assujettis. Ces derniers sont également exclus de l’obligation d’acquérir un logiciel de caisse sécurisé. À cette liste s’ajoutent les assujettis qui n’effectuent que des opérations auxquelles ne s’applique pas la taxe sur la valeur ajoutée. Au départ, en plus des logiciels de caisse, les logiciels de gestion et de comptabilité étaient aussi concernés par l’obligation. Cette loi qui a été mise en place en 2015 a pour but d’empêcher les fraudes.
Qu’en est-il des commerçants qui font usage d’une balance poids/prix ?
Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous disposez d’un instrument de mesure (réglementé), sachez qu’il doit nécessairement être certifié. Cette situation implique que vous vous servez régulièrement de l’appareil pour évaluer les prix à payer ainsi que pour l’enregistrement des règlements. Il peut par exemple s’agir d’une balance utilisée pour évaluer le poids d’un produit afin d’en déduire le prix. Si vous disposez de plusieurs instruments de mesure qui marchent en réseau, vous devez aussi les certifier un à un.
Tous les propriétaires desdits appareils qui sont assujettis à la TVA ont l’obligation de prouver que leurs matériaux respectent toutes les règles imposées. Vous devez à cet effet présenter un certificat fourni par une structure ayant reçu une accréditation. Il est par ailleurs aussi possible de justifier d’une attestation individuelle. Celle-ci doit avoir été délivrée par le fabricant de l’appareil. Du reste, les balances qui ne sont pas en mesure de mémoriser chaque opération d’encaissement sont strictement interdites.
Quelles sont les conditions que doivent respecter les logiciels de caisse sécurisé ?
Si vous devez vous procurer un système de caisse sécurisé, celui-ci doit respecter plusieurs conditions. En effet, il doit forcément être inaltérable. En d’autres termes, il ne doit pas y avoir une possibilité pour que les données enregistrées puissent être modifiées. De plus, l’on doit pouvoir toutes les retrouver.
Par ailleurs, la sécurité de chacune des données enregistrées est l’une des conditions que doit respecter un logiciel de caisse sécurisé. Le système en lui-même doit pouvoir conserver toutes les données. Enfin, votre logiciel de caisse enregistreuse professionnelle doit être capable d’archiver les données afin de réussir à les conserver sur une longue période.
Chacune des conditions mentionnées doit correspondre aux exigences des règles de la certification NF 525. Le respect de chacune de ces mentions est contrôlé à travers un audit qui se fait chez les fabricants du logiciel. La société INFOCERT est la structure qui se charge de procéder à la vérification du respect des règles par les fabricants.
Plusieurs points sont évalués à cet effet. Il s’agit en premier lieu de la qualité des logiciels en ce qui concerne les fonctionnalités, les validations, les tests ainsi que la documentation. Les éditeurs ou fabricants doivent assurer la conformité des systèmes. Par ailleurs, les nouvelles obligations (légales) concernant la conservation de la documentation et la sécurité des logiciels doivent être également prises en compte.
Il est à noter que les produits certifiés doivent nécessairement permettre d’identifier les données ainsi que les processus d’encaissement. L’enregistrement des données doit être sécurisé grâce à une signature électronique. En outre, les produits certifiés permettent de mettre en place des pistes d’audit. Il s’agit d’un outil pour retracer les opérations d’encaissement. Les systèmes de caisse sécurisé garantissent dès lors la transparence des comptes.
Que faut-il retenir ?
L’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé ne concerne que certaines catégories d’assujettis à la TVA qui font usage d’un système de caisse. Il n’existe donc pas une obligation d’acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à cette taxe. Tant que vous ne vous retrouvez pas dans ces catégories ou que vous n’utilisez pas de système de caisse, l’obligation ne s’applique pas à vous.
Les assujettis exclus de l’obligation sont libres de choisir d’utiliser un logiciel de caisse ou non. Si vous êtes assujetti et que vous vous équipez du logiciel, vous devez respecter les normes. Il arrive que des contrôles soient effectués afin de vérifier que votre système de caisse enregistreuse concorde avec les mentions légales. Si vous ne disposez pas d’un certificat de conformité en règle, vous devrez verser une amende allant jusqu’à 7 500 euros suivis d’un contrôle fiscal.
