Pour les magasins, les bars, les restaurants ou autres, il est difficile de gérer efficacement les encaissements de façon manuelle. La meilleure solution dans ces circonstances est le logiciel de caisse. Il permet non seulement de mieux encaisser à chaque passage de client, mais aussi de bien gérer les stocks.
Toutefois l’utilisation d’un logiciel de caisse doit répondre à certains critères et à des dispositions légales. C’est ce que vous allez découvrir dans cet article.
Logiciel de caisse : qu’est-ce que c’est ?
Encore appelé logiciel point de vente, le logiciel de caisse est un logiciel de gestion qui présente presque les mêmes fonctionnalités qu’une caisse enregistreuse professionnelle. Mis en réseau avec le tiroir de caisse, le terminal et le terminal de paiement, il permet de faire des encaissements au comptoir.
Le logiciel de caisse a d’autres fonctionnalités en dehors de sa fonction enregistreuse. Il émet également des tickets pour identifier les clients à leur passage au niveau de la caisse. Il est conçu pour être utile dans les magasins de commerce en détail. Il est aussi présent au niveau des restaurants, des cafés et des snacks.
Toutefois le logiciel point de vente ne doit pas être confondu avec un logiciel de gestion commercial. Contrairement à ce dernier, le logiciel de caisse n’édite pas des factures.
Logiciel de caisse : à quoi sert-il ?
L’utilisation d’un logiciel de caisse est indispensable pour la réalisation de plusieurs tâches. Certaines sont communes à celles d’une caisse enregistreuse. Voici quelques rôles du logiciel de caisse.
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Encaissement au comptoir
Le logiciel de caisse sert avant tout à encaisser au niveau des points de contact. Il dispose d’une interface de vente qui, une fois couplé à la caisse enregistreuse, lui permet de jouer ce rôle.
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Émission de tickets de caisse
Le logiciel de caisse émet des tickets de passage à la caisse. Chaque client peut ainsi disposer d’un numéro au moment de son achat. Le logiciel point de vente émet également des tickets contenant le récapitulatif des ventes effectuées sur une période définie. Ce récapitulatif peut être journalier hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel.
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Traitement rapide des commandes
Le logiciel de caisse permet de gagner en temps lors des traitements des commandes. En effet, dans certaines activités comme la restauration, le temps est une denrée précieuse. Le logiciel permet alors aux caissiers de faire leur rotation sans interrompre le service. En quelques clics, le point de la recette est facilement obtenu et le caissier prenant poste pourra continuer le service.
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Support pour la comptabilité
Le logiciel point de vente est un outil très utile pour la tenue de la comptabilité. Il permet de fournir facilement aux comptables des informations non biaisées sur les recettes effectuées.
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Suivi des statistiques de vente
Le logiciel de caisse permet d’analyser les ventes réalisées au sein de l’entreprise en fonction des indicateurs souhaités. L’analyse peut concerner par exemple les ventes réalisées par un employé.
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Gestion des fichiers commerciaux
Grâce au logiciel de caisse, on peut créer et gérer un répertoire de fichiers en fonction des intervenants dans l’entreprise : fournisseurs, clients, articles mis en vente.
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Gestion de stocks
Le logiciel point de vente permet de faire une meilleure gestion des stocks. Il enregistre les entrées et les sorties de stock et permet de suivre leur évolution.
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Meilleure gestion de la caisse
Les erreurs sont fréquentes lorsque les caissiers ne disposent pas d’outils performants. Le logiciel de caisse vient combler ce besoin et assure désormais une meilleure gestion de la caisse. Il fait un traitement automatisé des ventes par client et du stock.
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Une preuve de recette
Le logiciel de caisse devient très utile lorsqu’une entreprise doit prouver ses recettes lors des passages de l’administration pour le contrôle fiscal. Il est un outil très efficace et sécurisé qui mettra en confiance les agents de l’administration fiscale. Certes, la loi ne fait pas obligation aux entreprises d’avoir un logiciel de caisse, mais dans les faits, son acquisition préserve de beaucoup de tracasseries.
Logiciel de caisse : comment le choisir ?
Le choix du logiciel de caisse ne se fait par au hasard. Voici les critères que vous devez considérer pour faire le choix de votre logiciel de caisse.
Le type d’activité exercé
Les logiciels de caisse sont adaptés à chaque type d’activité et ne présentent pas tous les mêmes fonctionnalités. Le logiciel point de vente d’un restaurant sera différent de celui d’un magasin de vente de vêtements. Il faut prendre contact avec un éditeur pour une évaluation réelle des besoins de votre activité.
Pour vos besoins en logiciel de caisse, le site caissetactile.shop dispose de l’expertise requise pour concevoir un logiciel de caisse parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise. Il met également en vente et en location des caisses enregistreuses et des logiciels point de vente pour certains secteurs d’activité à savoir :
- les salons de coiffure ;
- les salons d’esthétique ;
- les restaurants ;
- les pizzerias ;
- les boulangeries ;
- les pâtisseries ;
- les commerces et les boutiques.
La conformité à la législation en vigueur
Le logiciel de caisse doit être attesté avant son utilisation et doit permettre sa mise à jour en fonction des changements effectués par les autorités étatiques. En effet, la loi fait obligation aux éditeurs depuis le 1er janvier 2018 d’homologuer les logiciels de caisse. L’éditeur doit donc s’assurer que le logiciel de caisse répond toujours aux normes en vigueur.
La praticité du logiciel de caisse
L’ergonomie est un critère très important dans le choix du logiciel de caisse. En effet, l’outil doit être facile à utiliser pour tous les intervenants de la caisse y compris l’entrepreneur. Aussi, la navigation sur le logiciel point de vente doit être aisée. Cela permet un traitement rapide des commandes.
La performance du logiciel de caisse
Il ne faut pas négliger le côté performance de votre logiciel de caisse. Recherchez un éditeur de renom qui a déjà fait ses preuves dans l’édition de logiciels de caisse pour vous assurer d’avoir un outil de qualité. Caissetactile.shop compte dix-sept (17) années d’expérience dans l’édition de logiciels de caisse.
Par ailleurs, il est important d’associer les frais de maintenance et de mise à jour à effectuer périodiquement sur le logiciel. Cela vous permet d’avoir un seul éditeur pour prendre en charge tout ce qui est en rapport à votre logiciel de caisse. Soyez prêt à consacrer un budget spécial pour l’acquisition de votre logiciel de caisse.
